Políticas y términos

Política de Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: [FECHA] · Versión [1.0]

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), la Ley 1266 de 2008 (en lo aplicable), las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y demás normas que las modifiquen o complementen.

1. Responsable del tratamiento

• Razón social / nombre: [RAZÓN SOCIAL / NOMBRE] (CGS-Marketing)
• NIT / C.C.: [NÚMERO]
• Domicilio: [DIRECCIÓN, CIUDAD, COLOMBIA]
• Correo para asuntos de datos personales: [CORREO]
• Teléfono / WhatsApp: +57 313 223 0213
• Área o persona encargada de peticiones, consultas y reclamos: [NOMBRE DEL ÁREA / OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS]

2. Definiciones

Se aplican las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012: dato personal, dato sensible, titular, responsable, encargado, tratamiento, autorización, aviso de privacidad y base de datos.

3. Principios

Tratamos los datos conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

4. Datos que recolectamos

• Identificación y contacto: nombre, teléfono, WhatsApp, correo electrónico, ciudad.
• Datos que suministras en formularios de anuncios (Meta Lead Ads), en esta página o en conversaciones por WhatsApp, Messenger e Instagram.
• Contenido de la conversación con el agente de inteligencia artificial (mensajes, intereses, horarios elegidos).
• Datos de navegación obtenidos mediante cookies y píxeles de seguimiento (ver pestaña "Cookies").
• Datos de la empresa o actividad del cliente, cuando se contratan nuestros servicios.

5. Finalidades del tratamiento

• Responder consultas, calificar tu interés y contactarte sobre nuestros servicios.
• Agendar, confirmar y recordar citas.
• Ejecutar la relación contractual con clientes: facturación, cobro, soporte y reportes.
• Enviar información comercial y publicitaria, siempre que hayas dado tu autorización y dentro de los horarios y canales permitidos por la ley (incluida la Ley 2300 de 2023).
• Medir, analizar y mejorar el rendimiento de las campañas publicitarias y del sitio.
• Supervisar la calidad del servicio y entrenar o ajustar los flujos del agente de IA con criterios de minimización de datos.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.
• Prevenir fraude y garantizar la seguridad de nuestros sistemas.

6. Autorización

El tratamiento requiere tu autorización previa, expresa e informada, que podemos obtener por escrito, de forma oral, mediante conductas inequívocas (por ejemplo, diligenciar un formulario o escribirnos aceptando esta política) o a través de medios electrónicos. Conservamos prueba de la autorización. No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (p. ej., información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones, datos de naturaleza pública o urgencia médica).

7. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales o no exista deber legal o contractual de conservarlo.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales objeto de tratamiento.

8. Procedimiento para consultas y reclamos

Puedes ejercer tus derechos escribiendo a [CORREO], o por WhatsApp al +57 313 223 0213, indicando tu nombre completo, documento de identidad, la descripción clara de tu solicitud, una dirección o medio de contacto y los documentos que quieras hacer valer.

• Consultas: se responden en máximo 10 días hábiles desde su recibo. Si no es posible, te informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento): si la solicitud está incompleta, te pediremos subsanarla dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, se entiende desistido el reclamo. El término de respuesta es de máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles adicionales con aviso de los motivos.
• La queja ante la SIC solo procede una vez agotado este trámite ante el responsable.

9. Datos sensibles

No solicitamos datos sensibles (salud, origen racial o étnico, orientación política, religiosa o sexual, datos biométricos, entre otros). Si en algún caso fueran necesarios, su suministro será facultativo, te informaremos qué datos son sensibles y para qué los usaremos, y requeriremos tu autorización expresa. Te pedimos no compartir este tipo de información en las conversaciones con el agente de IA.

10. Niños, niñas y adolescentes

Nuestros servicios están dirigidos a personas mayores de edad. No recolectamos intencionalmente datos de menores de 18 años. Cuando excepcionalmente deban tratarse, se hará respetando el interés superior del menor y con autorización de su representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. Si crees que un menor nos ha suministrado datos, escríbenos para eliminarlos.

11. Transmisión y transferencia de datos

Para operar, transmitimos datos a encargados que actúan por nuestra cuenta mediante contratos o términos que exigen niveles adecuados de protección y confidencialidad, tales como Meta Platforms (Facebook, Instagram, WhatsApp Business), proveedores de alojamiento, de calendarios y agendamiento, de CRM y de modelos de inteligencia artificial.

Algunos de estos proveedores están ubicados fuera de Colombia (por ejemplo, Estados Unidos o la Unión Europea). Las transferencias y transmisiones internacionales se realizan conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a las instrucciones de la SIC: hacia países con nivel adecuado de protección, con tu autorización expresa, o mediante contratos de transmisión que garanticen el cumplimiento de esta política.

12. Seguridad y gestión de incidentes

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte tus datos, lo reportaremos a la SIC y, cuando corresponda, a los titulares afectados dentro de los plazos legales.

13. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

Cuando la ley lo exija, inscribimos nuestras bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la SIC y mantenemos su información actualizada.

14. Vigencia y conservación

Las bases de datos estarán vigentes mientras subsista la finalidad del tratamiento y por el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contractuales y contables (por regla general, hasta [X] años después de terminada la relación o de tu último contacto). Superado ese término, los datos se suprimen o anonimizan de forma segura.

15. Modificaciones

Si realizamos cambios sustanciales, te lo informaremos por este sitio web o por los medios de contacto que nos hayas suministrado, antes de implementarlos cuando la ley así lo exija.

16. Autoridad de control

Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Delegatura para la Protección de Datos Personales — www.sic.gov.co.

Política de Privacidad

Última actualización: [FECHA] · Versión [1.0]

Esta política explica cómo CGS-Marketing recopila, usa y protege tu información cuando visitas este sitio, interactúas con nuestros anuncios o conversas con nuestros agentes de IA. Cumplimos la normativa colombiana (Ley 1581 de 2012) y, cuando aplica según tu ubicación, estándares internacionales como el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (GDPR) y del Reino Unido (UK GDPR), la ley de California (CCPA/CPRA) y la Ley General de Protección de Datos de Brasil (LGPD).

1. Quién es el responsable

[RAZÓN SOCIAL / NOMBRE] (CGS-Marketing), NIT/C.C. [NÚMERO], [DIRECCIÓN, CIUDAD, COLOMBIA]. Contacto de privacidad: [CORREO]. Para asuntos de la Unión Europea o el Reino Unido, este es también nuestro punto de contacto; si designamos un representante o delegado de protección de datos, se indicará aquí: [DPO / REPRESENTANTE, SI APLICA].

2. Información que recopilamos

• Que nos das directamente: nombre, teléfono, correo, mensajes y preferencias de agenda que compartes por formularios, WhatsApp, Messenger o Instagram.
• Generada por tu interacción: contenido de las conversaciones con el agente de IA y datos de las citas.
• Técnica: dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, idioma, páginas visitadas y fecha y hora de acceso.
• De terceros: información que Meta u otras plataformas nos entregan cuando interactúas con un anuncio o formulario, según tu configuración en esas plataformas.

3. Para qué la usamos y base legal

4. Agente de inteligencia artificial

• Cuando conversas con nuestro agente, estás interactuando con un sistema de inteligencia artificial, no con una persona. Te lo informaremos al iniciar la conversación.
• Puedes pedir hablar con un asesor humano en cualquier momento.
• El agente ayuda a responder dudas y a proponer horarios; no toma decisiones que produzcan efectos jurídicos o similarmente significativos sobre ti basadas únicamente en tratamiento automatizado. Si esto cambiara, te informaremos y podrás solicitar intervención humana y revisión de la decisión.
• Las conversaciones pueden almacenarse y ser revisadas por personal autorizado para supervisar la calidad. Te pedimos no compartir información sensible ni de terceros innecesaria.
• Los proveedores de IA que procesan las conversaciones lo hacen por nuestra cuenta, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad. [Confirma con tu proveedor si usa o no los datos para entrenar sus modelos y ajusta este punto]

5. Con quién compartimos la información

No vendemos tus datos personales a cambio de dinero. Los compartimos únicamente con:

• Proveedores que nos prestan servicios (alojamiento, comunicaciones como WhatsApp Business, calendarios, CRM, analítica, IA y soporte), bajo contrato.
• Plataformas publicitarias como Meta, para ejecutar y medir campañas.
• Autoridades competentes cuando la ley lo exija, y asesores legales o contables sujetos a confidencialidad.
• Un eventual comprador o aliado en caso de fusión, adquisición o reorganización, con la misma protección para tus datos.

6. Transferencias internacionales

Nuestros proveedores pueden estar en países distintos al tuyo. Cuando transferimos datos fuera de Colombia, del Espacio Económico Europeo o del Reino Unido, lo hacemos con garantías adecuadas, como decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo, otros mecanismos reconocidos por la ley aplicable o tu autorización expresa cuando corresponda.

7. Tus derechos

Para todas las personas: acceder, rectificar, actualizar, suprimir tus datos y revocar tu autorización (ver pestaña "Tratamiento de datos" para el trámite en Colombia).

Si estás en la UE, el EEE o el Reino Unido: además, limitación del tratamiento, portabilidad, oposición (incluida la oposición al marketing directo), no ser objeto de decisiones exclusivamente automatizadas y presentar una reclamación ante tu autoridad de protección de datos. Respondemos en el plazo de un mes, prorrogable conforme al GDPR.

Si resides en California: derecho a saber qué información recopilamos y cómo se usa, a acceder, corregir y eliminar, a optar por no "vender" ni "compartir" información personal (el uso de píxeles publicitarios puede considerarse "compartir" para publicidad entre contextos) y a limitar el uso de información sensible. No discriminamos a quien ejerce sus derechos. Puedes actuar por medio de un agente autorizado.

Si estás en Brasil: los derechos del artículo 18 de la LGPD, incluida la confirmación del tratamiento, anonimización y portabilidad.

Para ejercerlos, escribe a [CORREO]. Podemos pedirte verificar tu identidad. También puedes desactivar el marketing en cualquier momento respondiendo "BAJA" o "STOP" a nuestros mensajes, o contactándonos.

8. Conservación

Conservamos los datos solo por el tiempo necesario para las finalidades descritas y para cumplir obligaciones legales (ver periodo en la política de tratamiento). Las conversaciones de leads que no avanzan se suprimen o anonimizan en un plazo de [X meses].

9. Seguridad

Usamos medidas técnicas y organizativas razonables, como cifrado en tránsito, control de accesos, minimización de datos y copias de seguridad. Ningún sistema es 100% seguro. Si ocurre una violación de seguridad que suponga un riesgo para tus derechos, notificaremos a las autoridades y a las personas afectadas en los plazos legales (p. ej., 72 horas para la autoridad bajo el GDPR cuando aplique).

10. Menores de edad

Nuestros servicios son para mayores de 18 años. No recopilamos a sabiendas datos de menores. Si detectamos que lo hemos hecho, los eliminaremos. En la UE aplican edades mínimas de consentimiento digital entre 13 y 16 años según el país; en EE. UU. aplica la ley COPPA a menores de 13.

11. Enlaces y plataformas de terceros

Este sitio enlaza a redes sociales y servicios de terceros (Instagram, WhatsApp, Facebook, LinkedIn). Sus políticas de privacidad son independientes de la nuestra; te recomendamos leerlas.

12. Cambios a esta política

Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y, si el cambio es sustancial, te avisaremos por medios razonables.

13. Contacto y reclamaciones

Escríbenos a [CORREO] o por WhatsApp al +57 313 223 0213. Si consideras que no hemos atendido adecuadamente tu solicitud, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia (www.sic.gov.co) o a la autoridad de protección de datos de tu país o región.

Política de Cookies y Tecnologías de Seguimiento

Última actualización: [FECHA]

1. Qué son

Las cookies son pequeños archivos que se guardan en tu dispositivo cuando visitas un sitio. También usamos tecnologías similares, como píxeles de seguimiento, SDK y almacenamiento local.

2. Qué tipos usamos

3. Consentimiento y cómo gestionarlas

Las cookies no esenciales solo se activan con tu consentimiento previo cuando la ley así lo exige (por ejemplo, bajo el GDPR y la Directiva ePrivacy). Puedes retirar o modificar tu consentimiento en cualquier momento mediante [el panel de preferencias de cookies del sitio] o desde la configuración de tu navegador. Para publicidad basada en intereses también puedes usar los ajustes de anuncios de Meta y Google. Si las bloqueas, algunas funciones podrían no estar disponibles.

4. Terceros

Algunos terceros (por ejemplo, Meta) pueden recopilar información a través de sus propias cookies o píxeles, y tratarla según sus políticas. Esta información puede transferirse fuera de tu país.

5. Contacto

Dudas sobre cookies: [CORREO].

Términos de Servicio

Última actualización: [FECHA] · Versión [1.0]

1. Aceptación

Al navegar por este sitio, comunicarte con nosotros o contratar nuestros servicios, aceptas estos términos junto con la Política de Privacidad, la de Tratamiento de Datos y la de Cookies. Si no estás de acuerdo, te pedimos no usar el sitio ni los servicios. Debes ser mayor de edad y tener capacidad legal para contratar.

2. Quiénes somos

[RAZÓN SOCIAL / NOMBRE] (CGS-Marketing), NIT/C.C. [NÚMERO], domicilio en [CIUDAD, COLOMBIA], correo [CORREO].

3. Servicios

Ofrecemos diseño y desarrollo web, campañas de marketing en redes sociales (Instagram y Facebook) y un servicio de IA con agendamiento. El alcance, entregables, precio, duración y condiciones de cada servicio se definen en la cotización, propuesta o contrato aceptado por el cliente, que prevalece sobre estos términos en caso de diferencia.

4. Celebración del contrato

La información de este sitio es informativa y no constituye una oferta vinculante. El contrato se perfecciona cuando el cliente acepta por escrito (incluidos medios electrónicos, conforme a la Ley 527 de 1999) la cotización o contrato. Los mensajes de datos tienen plena validez probatoria.

5. Obligaciones del cliente

• Suministrar información veraz, completa y oportuna, y los accesos necesarios (cuentas publicitarias, calendarios, contenidos).
• Garantizar que tiene derechos sobre los textos, imágenes, marcas y ofertas que nos entrega, y que su publicidad cumple la ley, las políticas de Meta y WhatsApp y las normas de su sector (salud, finanzas, derecho, inmobiliario, etc.).
• Ser el responsable del tratamiento de los datos de sus propios leads y clientes. Cuando tratemos datos por su cuenta, actuaremos como encargados y firmaremos un acuerdo de transmisión o de tratamiento de datos si se requiere.
• Atender oportunamente a las personas agendadas por el sistema.

6. Aprobación de campañas

Los anuncios se publican únicamente después de la aprobación del cliente. Tras la aprobación, el cliente responde por la veracidad y legalidad del contenido aprobado. Las plataformas pueden rechazar o suspender anuncios según sus propias políticas, sin responsabilidad para nosotros.

7. Presupuesto publicitario

La inversión en plataformas (por ejemplo, Meta) es independiente de los honorarios de la agencia y se paga directamente a la plataforma, salvo pacto escrito en contrario. Los costos de terceros (WhatsApp Business, herramientas, dominios, hosting) se detallan en la cotización.

8. Servicio de IA y agendamiento

• El agente de IA informa que es un sistema automatizado y puede escalar a un asesor humano.
• Las respuestas de la IA pueden contener errores o imprecisiones. El cliente debe definir y revisar la información base (servicios, precios, horarios, políticas) que alimenta al agente, y supervisar las conversaciones.
• La IA no presta asesoría médica, legal, financiera ni de otra naturaleza profesional regulada, ni debe usarse para ello.
• El cliente se obliga a usar el servicio en cumplimiento de las normas de protección de datos y de las políticas de mensajería de WhatsApp/Meta, incluida la obtención de consentimientos y la atención de solicitudes de baja.

9. Resultados

Los resultados del marketing digital dependen de múltiples factores fuera de nuestro control (mercado, oferta, presupuesto, competencia, algoritmos de las plataformas, seguimiento comercial del cliente). No garantizamos una cantidad específica de leads, citas, ventas ni retorno de inversión, salvo que se pacte expresamente por escrito.

10. Pagos, facturación y terminación

Los honorarios, la forma de pago, la facturación (incluida la electrónica), los intereses por mora, la duración y la cancelación se establecen en la cotización o contrato aceptado. Ofrecemos sin permanencia mínima los servicios que así se indiquen en la propuesta. Cualquiera de las partes puede terminar el servicio con el preaviso pactado; los valores causados hasta la terminación son exigibles.

11. Derechos del consumidor

Si contratas como consumidor en Colombia, se te aplican los derechos del Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011) que no puedan renunciarse, incluidos, cuando legalmente proceda en ventas a distancia, el derecho de retracto en los términos y excepciones del artículo 47 (por ejemplo, servicios cuya ejecución haya iniciado con tu consentimiento). Las peticiones, quejas y reclamos pueden enviarse a [CORREO] y se responden en los plazos legales. Si resides en otro país, no se afectan los derechos de protección al consumidor que tu ley local no permita limitar.

12. Propiedad intelectual

Los contenidos, diseños y desarrollos entregados específicamente al cliente serán de su propiedad (o se le licenciarán según el contrato) una vez pagado el valor acordado. Conservamos la titularidad de nuestras herramientas, plantillas, procesos, código preexistente, prompts y tecnologías propias o de terceros, que se licencian para uso dentro del servicio. El cliente nos autoriza a mostrar su marca y resultados no confidenciales como referencia comercial, salvo que lo rechace por escrito. Todo el contenido de este sitio es de CGS-Marketing o se usa con licencia, y no puede copiarse sin autorización.

13. Uso aceptable

No puedes usar el sitio o los servicios para actividades ilegales, fraudulentas o engañosas, enviar spam, infringir derechos de terceros, vulnerar la seguridad, intentar acceder sin autorización, extraer datos masivamente o eludir las políticas de las plataformas de terceros.

14. Confidencialidad

Cada parte mantendrá en reserva la información confidencial de la otra y solo la usará para ejecutar el servicio, salvo requerimiento de autoridad competente.

15. Servicios de terceros

Nuestros servicios dependen de plataformas de terceros (Meta, WhatsApp, calendarios, proveedores de IA y hosting). Sus condiciones, precios, límites y disponibilidad pueden cambiar. No somos responsables por cambios, suspensiones, bloqueos de cuentas o interrupciones de estas plataformas que no nos sean imputables.

16. Garantías y limitación de responsabilidad

Prestamos los servicios con la diligencia profesional debida. En la máxima medida permitida por la ley, el sitio se ofrece "tal cual" y CGS-Marketing no será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades o de datos derivados del uso del servicio, y su responsabilidad total se limitará a los honorarios efectivamente pagados por el servicio que originó el reclamo en los [3 / 6 / 12] meses anteriores. Nada en estos términos excluye responsabilidad por dolo, culpa grave o aquello que la ley no permita limitar.

17. Fuerza mayor

Ninguna parte será responsable por incumplimientos causados por hechos de fuerza mayor o caso fortuito, incluidas caídas generalizadas de internet o de plataformas de terceros.

18. Protección de datos

El tratamiento de datos personales se rige por nuestras políticas de Tratamiento de Datos, Privacidad y Cookies, publicadas en esta sección.

19. Modificaciones

Podemos actualizar estos términos. Publicaremos la versión vigente con su fecha; los cambios sustanciales se notificarán a los clientes con antelación razonable y no afectarán lo ya pactado en un contrato vigente sin su aceptación.

20. Ley aplicable y solución de controversias

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes buscarán resolver las diferencias de manera directa y amigable, y de ser necesario mediante conciliación, antes de acudir a la jurisdicción. A falta de acuerdo, será competente la justicia ordinaria de [CIUDAD], Colombia, sin perjuicio de las competencias de la Superintendencia de Industria y Comercio y de los derechos de los consumidores según su legislación local.

21. Disposiciones generales

Si alguna cláusula resulta inválida, las demás continúan vigentes. La falta de ejercicio de un derecho no implica renuncia a él. Estos términos, junto con la cotización o contrato, constituyen el acuerdo completo entre las partes.

22. Contacto

[CORREO] · WhatsApp +57 313 223 0213.